Usar Excel, la hoja de cálculo de Microsoft es una práctica muy común hoy en día. 
Oficinas y hogares de todo el mundo utilizan esta aplicación para llevar el control de distintas clases de datos. Su interfaz práctica, sencilla y eficiente le ha convertido en uno de los programas más utilizados a escala global.
Sus usos más comunes son el almacenamiento de información en forma ordenada, control de gastos, graficar datos, etc. Hay mucho otros programas que pueden hacer esto sin dificultad, pero con un debido entrenamiento, se le puede sacar mucho a esta herramienta.
¿Por qué usar hojas de cálculo de Microsoft Excel?
Saber para qué sirve Excel, además de las funciones que ya os hemos dicho, puede ser de gran ayuda en el área empresarial. En una oficina donde varios trabajadores se ocupan de tareas conjuntas, Excel permite a todos acceder a la información, revisar los datos, corregir detalles, modificar y reorganizar sin que eso signifique un problema.
La verdad es que hoy en día, sin una herramienta como esta es realmente difícil imaginar una oficina con verdadera productividad. Es cuestión de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.
Incluso para manejar las finanzas personales es muy útil. Basta con emplear algunas fórmulas y los cálculos estarán listos en un instante.
Esa rapidez y efectividad, además de la versatilidad de la aplicación son muy buenas razones para usarla.
Ventajas de Excel sobre otros programas de cálculo
Podríais creer que no hay gran diferencia entre un programa actual con hojas de cálculo de otras compañías informáticas y Excel. Aquí os detallamos cuáles son algunas de las ventajas que lo ponen por encima de otros similares.
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Sencillo y efectivo:
Las distintas herramientas de cálculo y organización que incluye la aplicación permiten realizar tareas de forma más rápida y práctica. Así es posible mejorar la capacidad organizativa de la información y se reducen los tiempos para maximizar la productividad. Además, es muy fácil de usar y si no la habéis probado antes, podréis aprender rápido a usarla.
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Potente análisis de gran cantidad de datos:
Excel puede manejar una enorme cantidad de datos. Por supuesto, a medida que pasan los años, la compañía Microsoft realiza actualizaciones a esta y otras aplicaciones de Office. Esas mejoras potencian sus funciones y capacidad de análisis. Herramientas para hacer búsquedas, clasificar y filtrar información son algunas de las incluidas. Estas conducen a conclusiones más rápidas sobre los datos. Las tablas son de uso muy común para la clasificación y organización. En materia laboral, los gráficos van muy bien para presentar resultados de las metas periódicas de una empresa.
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Trabajo en conjunto:
Tras ser lanzada la aplicación en su versión web, se hizo posible que varias personas trabajen de forma simultánea en una misma hoja de Excel. Se vuelve u entorno de colaboración. Eso trae múltiples beneficios, por ejemplo, la culminación de tareas con mayor prontitud. También la verificación más certera por parte de varias personas a los datos procesados. Mayor producción de ideas relacionadas con ese análisis de datos en conjunto. Además, como está en la web, no está limitada a un escritorio específico. Se puede tener acceso desde cualquier ordenador, incluso si es portátil.
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Aplicación para móviles y iPads:
Hablando de acceso desde cualquier ordenador, también es posible ingresar desde cualquier dispositivo inteligente. Si tenéis un Smartphone podéis revisar, actualizar, modificar y trabajar los datos de cualquier hoja de cálculo Excel. Igual ocurre con la Tablet, se pueden manipular los datos de forma remota y desde cualquier lugar.
Hay varios programas que compiten con esta aplicación que ya tiene más de tres décadas en el mercado, sin embargo, ninguna llega a igualar su multiplicidad de funciones. Al menos no hasta ahora.
¿Qué se puede hacer con Microsoft Excel?
Al ser una herramienta muy completa, Excel admite la realización de diversas tareas que ayudan a organizar mejor todo tipo de datos. Por ejemplo:
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Agrupar datos:
Es posible importar información de otros archivos y documentos y agruparlos en una sola hoja de cálculo. De esta forma se hace más sencillo el análisis de los datos en conjunto. También se pueden importar imágenes y otros objetos necesarios para un trabajo más completo. Incluso en un solo archivo se pueden abrir varias hojas de cálculo para manipular información relacionada.
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Elaborar gráficos que molan:
Con el uso de fórmulas en distintas cuadrículas de celdas, es fácil construir grupos de datos. Si requerís hacer una presentación con resultados, estadísticas y análisis en proceso, es muy sencillo graficar la información. Hay muchas opciones, en realidad. Si os gustan más los gráficos circulares, incluso hay distintos formatos para escoger. También tenéis la opción de las columnas, los gráficos de área, de barras, de líneas, de dispersión, etc.
Son perfectos para elaborar informes o presentaciones para los dedicados al marketing.
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Emplear un formato personalizado:
Para una presentación más vistosa y agradable, el programa ofrece alternativas de colores, diferentes fuentes que pueden editarse como cursiva, negrita, etc. Aunque no se vaya a presentar a grandes audiencias, personalizar las hojas de cálculo ayuda a mejorar el ambiente de trabajo. Incluso se les puede dar un formato corporativo con los colores de la empresa.
Estas opciones también sirven para identificar mejor algún dato resaltante o que deba ser tomado en cuenta.
Si se trata de vuestro control personal de gastos, también es agradable personalizar las hojas de cálculo con las fuentes y colores que os gusten más.
También cuando se usa Excel como herramienta académica para presentaciones de trabajos estudiantiles. La posibilidad de usar un formato condicional mejora seguro vuestras calificaciones.
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Distinguir y analizar tendencias:
Es más sencilla la toma de decisiones sobre un tema en específico cuando se tienen análisis de datos. 
Los gráficos ayudan bastante en esta materia. Con ellos se hace la verificación de cualquier tendencia que se desee evaluar, para luego elaborar un nuevo plan de trabajo. Se pueden incluso hacer proyecciones para establecerse metas que incrementen los buenos resultados.
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Trabajar en línea:
Los paquetes de Office 365 Business y Office 365 Business Premium ofrecen acceso a Excel online. Esto es un gran apoyo para las empresas y sus empleados pues les permite trabajar desde distintos dispositivos electrónicos y de manera remota. Lo importante es que cada uno de los involucrados disponga de una PC, ordenador portátil, Tablet o Smartphone para lograr el acceso.
Otras cosas que se pueden hacer con Excel
Entre otras funciones que posee el programa para ayudaros con vuestras tareas podéis contar:
- Llevar agendas.
- Organizar calendarios.
- Elaborar presupuestos.
- Formularios.
- Facturas.
- Inventarios.
- Horarios.
- Informes.
- Hacer listas.
- Anotar tareas pendientes.
- Realizar cálculos financieros.
Aprended rápido a usarlo
Si no estáis familiarizados con esta aplicación o nunca la habéis usado ¡Vaya! Que os habéis perdido de una de las herramientas más usadas en los últimos 32 años. Pero si estáis decididos a aprender ¡Enhorabuena! Hay muchas posibilidades y métodos para hacerse un experto en poco tiempo. Aquí os mencionamos algunos:
Ser autodidacta:
Sentarse frente al ordenador y comenzar a usar Excel es un buen comienzo para aprender rápido. Muchas personas asimilan el conocimiento más velozmente si lo practican en el momento. Quizá no sea la forma más sencilla al principio. Habrá mucho que explorar y todo irá como ensayo y error. Pero luego de un tiempo de uso frecuente es posible decir que sois un buen operador del programa.
Leer libros sobre el programa:
Muchas librerías reales o virtuales ofrecen libros especializados en el uso de las herramientas de Office, el paquete de Microsoft. Es posible encontrarlos como un todo o específicos sobre el uso de Excel. Los que llaman para Dummies son buena opción para los novatos. Los que poseen conocimientos intermedios o son más diestros en el uso del programa, seguramente preferirán libros que describan funciones más complejas.
Apuntarse a cursos:
Para recibir una buena formación se recomiendan los cursos que la propia Microsoft pone a disposición de los usuarios en el sitio web de Office. Lo bueno es que muchos de ellos son gratuitos e incluyen videos para poder ver con vuestros propios ojos cómo usar bien la herramienta. Por supuesto, existen academias que también ofrecen cursos así que es vuestra decisión cuál de estos tomar para el aprendizaje.
Contratar un tutor:
Hay muchos personas hábiles y expertas en el manejo de Microsoft Excel que pueden ayudaros a iniciaros en estas lides informáticas. Tal vez no estén a nivel de un curso especializado de la gigante de Albuquerque pero os impartirán también conocimientos y darán consejos útiles para usar la aplicación.
¿Necesitáis ayuda?
Por muy experto que se pueda ser, los programas informáticos pueden traernos siempre alguna dificultad. Quizás por fallas en sí mismos o por error humano al usarlos o instalarlos. Ante cualquier aprieto, se pueden obtener luces en los sitios de soporte de Microsoft. También es válido consultar los cientos de foros con planteamientos y soluciones a problemas con Office y específicamente con Excel. De no estar ya la respuesta a vuestras dudas podéis plantearla en los foros y obtener ayuda de los expertos en línea.